Hjallerup Antenneforening Forretningsorden 1998/2003/2009/2010/2011. Opdate GP.

Dette er en beskrivelse af de arbejdsopgaver samt forhold som bestyrelsen arbejder efter og som ikke direkte står i Hjallerup antenneforenings Vedtægter. Denne forretningsorden kan ændres løbende.

For at varetage arbejdsopgaverne er disse opdelt hvor det er praktisk.

Bestyrelsen bør deltage i landsmøder, messer, mv. hvis det er for at opnå teknisk viden og praktisk indsigt inden for antenneverdenen, særlig i foreninger som antenneforeningen er medlem af, samt kvartalsmøder med Stofa.

Møder indkaldes normalt af Formanden, som dog kan få en anden til det, der holdes min. 4 møder årligt ellers efter behov.

Møderne ledes af formanden. Der arbejdes på at bestyrelsen bliver enig i alle forhold, hvis dette ikke er muligt, så er flertals afgørelse en mulighed, er stemmerne lige tæller formandens stemme for to. Hvis et bestyrelsesmedlem er uenig i en afgørelse, har vedkomne ret til at få det skrevet i referat. Fravær fra div. Møder meddeles til Formand.

Vederlag/udgifter:

Vedr. gaver, jubilæum, mv. disse kan gives efter Skattevæsenet satser.

Der gives km. penge efter Statens satser for kørsel i egen bil.

Udgifter til div. dækkes efter behov.

Gl. pc. mv. kan beholdes efter man er udtrådt af bestyrelsen.

Antennemast/hus:

Alarm ved indbrud / Nedbrud af Aircondition som også ringer automatisk til Formand /Næstformand/Kasserer.

Stofa/ N.C. Nielsen har nøgle til hus, 3(Tlf.) har kun nøgle til indhegning.

Nødvendigt teknisk udstyr kan indkøbes, bla. Feltstyrkemåler samt kontrolmodtagere mv..

Æresmedlem:

15 års uafbrudt medlemskab af bestyrelsen medfører at man bliver æresmedlem når man udtræder af bestyrelsen, dette betyder at man ikke skal betale kontingent, kasserer sørger for dette.

N.C. Nielsen 1. Æresmedlem 18år 1999.

Preben Christensen 2. Æresmedlem 24 år 2010.

Jørgen S. Nielsen 3. Æresmedlem 30 år 2011.

Bestyrelsens arbejdsopgaver:

Formand/ Tilsynsførende: Gert Poulsen

•Tegner foreningen og er ansvarlig for:

• Post varetages af formanden (forenings adresse).

• Kontakt til medlemmer, reklamationer,

• Kontakt til pressen

• Kontakt til Brønderslev Kommune

• Juridisk kontakt til programleverandører / Servicefirma

• Kontakt til teknisk rådgiver/servicefirma / El-installatør

• Underskrivelse af kontrakter (formand eller næstformand) der kan meddeles enkeltpersoner prokura

• Samarbejde med andre antenneforeninger

• Samarbejde med interesseorganisationer / Koda/ LER.

• Udsendelse af mødeindkaldelse med dagsorden til bestyrelsen

• Holde bestyrelsen orienteret om nye programmer (TV og Radio)

• Holde sig ajour med den tekniske udvikling inden for området

• Kontakt til teknikleverandør, tilsyn og kontrol med arbejder.

• Håndtering af fejl på anlægget

• Kontakt til hjemmeside og Hjallerup Info/ laver telefonliste

• Antennemast / hus, sikre aircondition.

• Ordreafgivelse til leverandør foretages oftest af formanden, dog kan også andre i bestyrelsen kontakte vores serviceleverandør, med

oplysning om hvem der ringer og hvorfor.

• Modtage kontrol, alle faktura fremsendes til formanden der kontrollerer samtlige faktura fra leverandører, og påfører disse med

stempel og underskrift for godkendelse. Når formanden har godkendt fakturaerne afleveres disse til Kasserer.

Næstformand: Jesper H. Jensen

•Træder i formandens sted i dennes fravær og er ansvarlig for:

• Kontakt til medlemmer

• Underskrivelse af kontrakter (formand eller næstformand) der kan meddeles enkeltpersoner prokura

• Infokanalansvarlig, tilføje ændringer, opdateringer samt nyheder.

• Holde bestyrelsen orienteret om nye programmer (TV og Radio)

• Holde sig ajour med den tekniske udvikling inden for området, herunder hvad vi kan tilbyde medlemmerne.

Kasserer: Orla Olesen

• Kontakt til medlemmer, kontortid man – torsdag kl. 18.00- 19.00

• Tilslutning sker ofte ved telefonopkald fra kunden, der ønsker at blive tilsluttet, eller ønsker pakkeskift.

• Ønsker kunden at blive tilsluttet Hjallerup Fællesantenne, sendes der en ordrebekræftelse til den nye forbruger og samtidig hermed

går der en mail til El-installatør/Stofa om at foretage tilslutningen.

• forestår faktureringen (ny tilslutning), når Lokal El-installatør/Stofa har udført arbejdet, efter tilbagemelding, udsendes

kontingentopkrævning 2 gange årligt, Kontingentopkrævningen (FI kort) sendes til kunden pr. post.

• Indbetalinger fra kunder sker normalt via FI-kort. Tilslutningsafgift indbetales direkte på vores konto i Spar Nord Bank.

• Betalinger sker via homebanking eller checks, efter faktura er godkendt af formanden, dog småting betales direkte af kasserer uden

godkendelse af formanden, såsom frimærker, revisor.

• Debitor styring, kasserer rykker debitorerne for manglende betaling. Den 1. Rykker sendes pr. post, såfremt at der skal rykkes flere

gange, kan Hjallerup Antenneforening afbryde signalet til kunden.

• Fuldmagtsforhold kasserer har alene fuldmagt til bankkonti

• Særlig opmærksom om anlægget er tilstrækkeligt forsikret

• Holde sig ajour med den tekniske udvikling inden for området

•Betalinger af leverandør gæld, leverandørerne betales med sidste rettidig indbetaling.

Kasserer betaler via homebanking. Efterfølgende sker der en bogføring i kassekladden.

•EDB anvendelse, EDB installationen består af PC med et kundekartotek. Kasserer forestår betjeningen af PC og ajourfører løbende

kundekartotek, når der forekommer ændringer.

•Finans, Hjallerup Antenneforening benytter Opkrævnings-Service gennem Multi Data, og det er Kasserer, der ajourfører

medlemskatotek gennem Opkrævnings-Service. Automatiske udstedelse af FI kort, dannes alle relevante oplysninger

•Debitorer, ved udfærdigelse af FI kort, dannes momsen automatisk via oplysninger på debitorernes stamkort hos Opkrævnings-

Service, oplysningerne indsendt af Kasserer. Indbetaling fra debitor indsættes direkte på Hjallerup Antenneforenings konto i Spar

Nord Bank.

•Homebanking: Spar Nord Bank. Kasserer kan både oprette og forestå betalinger til leverandører.

Sekretær: Jesper Pedersen

• Udsendelse af referat til bestyrelsesmedlemmer og suppleant.

• Optagelse af referat fra bestyrelses- og samarbejdsmøder

• Referat skrives af Sekretær, der skrives et beslutningsreferat.

• Holde sig ajour med den tekniske udvikling inden for området

• Kontakt til medlemmer

Bestyrelsesmedlem: Arne Tarp

• Deltagelse i ledningsmøder, opsyn med ny opgravninger, graveskader mv.

• Holde sig ajour med den tekniske udvikling inden for området

• Kontakt til medlemmer

Formand: Gert Poulsen / Næstformand: Jesper H. Jensen /Kasserer: Orla Olesen / Sekretær: Jesper Pedersen / Best. Arne Tarp

_____________________________________________________________________________

Forretningsorden for Hjallerup Antenneforenings generalforsamling.

Retningslinjer til dirigent, for at sikre korrekt afvikling af generalforsamling.

Adgang til generalforsamlingen har kun medlemmer af antenneforeningen og personer indbudt af bestyrelsen. Kun 1 stemme pr. husstand. Der kan ikke brevstemmes.
Formanden eller næstformanden åbner mødet og leder valget af dirigent.
Udtrykkes der mistillid til dirigenten, sættes dette straks under afstemning. Eventuelt ny valg af dirigent forestås af foreningens formand eller næstformand. Dirigent gøres opmærksom på at når antallet af stemmeberettiget er optalt kan der ikke senere komme flere til.
Den valgte dirigent leder forhandlinger og afstemninger i overensstemmelse med dagsordenen, samt påser at vedtægterne overholdes.
Afstemning: § 11 1. i vedtægter: Afstemningsmetoden afgøres af dirigenten.
§ 11 6. Et medlem kan ved skriftlig fuldmagt afgive stemme for et og kun et andet medlem. Fuldmagten skal afleveres til dirigenten straks efter dennes valg.
Fuldmagter som ikke er korrekt udfyldt, skal afvises.
En korrekt fuldmagt er: Navn, evt. adresse giver hermed fuldmagt til Navn, evt. adresse. Dato
Sekretær udfærdiger generalforsamlingsreferat, indfører straks de trufne beslutninger og et kort referat af forhandlingerne, samt det nøjagtige resultat af afstemningerne, underskrives af dirigenten.
Der vælges et stemmeudvalg på 3 medlemmer, der bistår dirigenten ved afstemninger.
Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller generalforsamlingen måtte fastsætte en begrænsning. Indlæg skal relatere til det pågældende punkt på dagsordenen og et allerede behandlet dagsordenpunkt, kan ikke genoptages under andre punkter.
Bestyrelsens beretning er ikke til afstemning, men gerne grundlag for debat.
Ændringsforslag til indkomne forslag, skal afleveres skriftligt til dirigenten.
Ved personvalg foretages skriftlig afstemning, undtagen ved valg uden modkandidater. Ved øvrige afstemninger træffes beslutning ved håndsoprækning med mindre der foreslås skriftlig afstemning. Almindelig stemmeflertal blandt de afgivne stemmer er gældende.
Ved personvalg gælder, at der kan stemmes på en eller flere personer, som kan vælges.
Ved stemmelighed foretages omvalg, resulterer dette i fornyet stemmelighed, foretages lodtrækning.
Under eventuelt kan forhold vedrørende Antenneforeningen drøftes, men ikke vedtages.

18. Dirigenten er berettet til at bortvise personer som umuliggør afholdelse af generalforsamling.